A soft skillek fejleszthetők: Anna megtanul visszajelzést adni

Képzeld el Annát. Most nevezték ki csapatvezetőnek. Jól végzi a munkáját, kedvelik, és olvasott már néhány könyvet a vezetésről.

Kedden a csapat egyik fejlesztője két nap késéssel adja le az egyik funkciót, és ezt előre senkinek sem jelezte. Anna tudja, hogy szólnia kell. Olvasott a visszajelzésről: légy konkrét, a viselkedésről beszélj, javasolj következő lépést. A pillanat hevében mégis ezt mondja: „Proaktívabbnak kellene lenned.”

A fejlesztő bólint. Anna is bólint. Semmi sem változik.

Aki vezetett már csapatot, projektet vagy akár csak egy csoportos beadandót, ismerős lesz neki a helyzet. Tudni, milyen a jó visszajelzés, egy dolog. Nyugodtan, a megfelelő szavakkal, egy valódi embernek elmondani egészen más. Ez a második rész csak gyakorlással jön, és épp gyakorlásra a legtöbbünknek soha nincs alkalma.

A soft skillek sokban hasonlítanak egy nyelvhez. Rövid, rendszeres gyakorlással, őszinte javítással, újabb próbálkozással és néhány nappal későbbi emlékeztetővel fejlődnek, mielőtt a gondolat elhalványulna. Kövessük Annát egy héten át, és nézzük meg, hogyan nézhet ki ez a pimReaderben.

1. nap. Anna elmondja, mit szeretne megtanulni

Este Anna megnyitja a Kérdezés az MI-től funkciót, rákoppint a Segíts tanulni ... csempére, és befejezi a mondatot:

Segíts megtanulni konstruktív visszajelzést adni a kollégáimnak. Új csapatvezető vagyok. Készíts egy kurzust 4 rövid leckével és gyakorló párbeszédekkel.

Nem kell katalógusban keresgélnie vagy kurzusokat összehasonlítania. A saját szavaival írja le, milyen készséget szeretne fejleszteni.

Mielőtt bármit megtervezne, a Mentor feltesz neki néhány kérdést.

Mit szeretne leginkább fejleszteni: a mindennapi visszajelzést, a nehéz, korrigáló beszélgetéseket, a hivatalos értékeléseket vagy a coaching szemléletet a csapatban? Milyen stílus illik a csapatához: közvetlen, támogató, kérdésekre épülő vagy vegyes? Mennyi időt tud reálisan szánni rá hetente? Mennyi visszajelzést adott eddig?

Anna bejelöli a mindennapi visszajelzés, a teljesítményproblémák és korrigáló beszélgetések, a helyzettől függően vegyes és a heti 30–60 perc lehetőséget.

Ezek a válaszok számítanak. Egy heti fél órával rendelkező új csapatvezető terve egészen máshogy kell, hogy kinézzen, mint egy éves értékelésekre készülő HR-vezetőé. Minél őszintébbek a válaszok, annál hasznosabb a kurzus.

A terv: négy rövid lecke

Egy perccel később Anna látja a tervet: négy rövid leckét, mindegyikhez egy lenyitható rövid leírással.

1. Alapok — mitől lesz konstruktív egy visszajelzés
2. Szerkezet — az SBI-modell és más egyszerű keretek
3. Átadás — hangnem, jó kérdések és az érzelmi reakciók kezelése
4. Gyakorlat — valós helyzetek, cselekvési tervek és utánkövetés

Leckénként tizenöt–harminc perc, hetente egyszer, ami belefér abba az időbe, amelyet megadott.

Sokat segít, ha előre látja az egész tervet. Sokan azért hagyják abba az önfejlesztést, mert nem tudják, hová tart, és meddig tart. Anna itt mindkettőt tudja. Ha valami nem illett volna, kérhetett volna módosítást. A terv jónak tűnik, ezért jóváhagyja, és a kurzus megjelenik a Kurzusok között.

Lépésről lépésre

Minden leckének saját menüje van: elindítás, olvasás, gyakorlás, kvíz, tanulókártyák készítése. Amikor Anna befejez egy leckét, késznek jelöli, és a következő kerül sorra.

Az alkalmazás nem pipálja ki a leckét csak azért, mert megnyitotta a könyvet vagy átment a kvízen. Anna dönti el, mikor van kész, legjobb esetben azután, hogy egy valódi kollégával is kipróbálta a készséget. Apróság, de így a haladásjelző őszinte marad.

2. nap. Egy neki írt tankönyv

Anna rákoppint a Tankönyv létrehozása gombra, és a Mentor megír egy 23 oldalas könyvet az 1. leckéhez, kifejezetten egy új csapatvezetőnek, aki a mindennapokban gyors visszajelzést szeretne adni, és meg akar birkózni néhány nehéz beszélgetéssel.

Benne ezeket találja:

• miért kell a visszajelzésnek a viselkedésről szólnia, és soha nem a személyiségről;
• az egyszerű lánc: megfigyelés → hatás → következő lépés;
• mikor adjunk visszajelzést: hamar, és négyszemközt;
• miért kell az embereknek biztonságban érezniük magukat ahhoz, hogy valóban figyelni tudjanak;
• egy kétperces rutin, amellyel bármilyen visszajelző beszélgetésre fel lehet készülni;
• kész mondatok, amelyeket már másnap használhat.

A végén feladatok jönnek. A „Hanyag vagy a részletekkel” a viselkedésről vagy a személyiségről szól? Fogalmazd át. Tedd konkréttá ezt: „Profibbnak kellene lenned.” Könnyen indulnak, aztán egyre nehezebbek lesznek. A záró ellenőrzés megoldásai rejtve maradnak, amíg Anna le nem írja a sajátjait.

Az egyik mondat nagyon hasonlít az ő „légy proaktívabb” mondatára. Anna elmosolyodik.

A könyv ugyanúgy a könyvtárában marad, mint bármelyik másik. Könyvjelzővel megjelölheti a hasznos mondatokat, jegyzeteket fűzhet hozzá, és egy fontos megbeszélés előtt újraolvashat egy oldalt.

3. nap. Gyakorlás, ahol a hibák nem fájnak

Ez a legfontosabb rész.

Anna rákoppint a Gyakorlás gombra. A Mentor megkéri, hogy írjon le egy visszajelzést, amelyet a héten adhatna. Úgy írja meg, ahogy az ember sokszor fogalmaz, ha fáradt és ingerült:

Tegnap a demón nem voltál profi, és emiatt az egész csapat rossz színben tűnt fel. Legközelebb légy figyelmesebb.

A válasz udvarias és egyenes: „Ez a változat homályos, és személyes támadásnak hangzik. A konkrét visszajelzés megnevezi a megfigyelhető viselkedést, annak hatását és egy világos következő lépést.”

Aztán megmutatja, hogyan hangozhatna: „A tegnapi demón kihagytad az összefoglaló diát, és több szakkifejezést is magyarázat nélkül használtál; emiatt az érintettek sok tisztázó kérdést tettek fel. A jövőben kérlek, tarts egy kétperces összefoglalót…”

Utána pedig megkéri Annát, hogy írja át a saját mondatát.

A valóságban senki sem állítja meg a beszélgetést, hogy elmagyarázza, miért nem működtek a szavaid. Látod a reakciót, és találgatnod kell. Itt Anna tíz perc alatt tíz változatot is kipróbálhat, és senki sem sérül.

Egy tipp, ha te is kipróbálod: azt írd le, amit tényleg mondanál, ne a tankönyvi választ. Minél közelebb áll a valódi szokásaidhoz, annál többet tanulsz belőle.

4. nap. Egy rövid kvíz

A lecke végén Anna kitölt egy rövid kvízt: öt kérdés, némelyik feleletválasztós, némelyikre saját választ kell írnia. Az egyikben az előző nap gyakorolt mondatát kell átfogalmaznia.

A rossz válaszok hihetők. A Személyiségjegy a Megfigyelhető viselkedés mellett áll, az „azonnal, az egész csapat előtt” pedig a „hamar, négyszemközt és nyugodtan” mellett. Gondolkodnia kell.

Beküldés után a Mentor végigmegy minden válaszon, elmagyarázza, mi volt majdnem jó, és javasolja a következő lépést: még egy kis gyakorlás, vagy tovább a 2. leckére.

Tanulókártyák, hogy ne merüljön feledésbe

Egy képzés nagy részét az emberek néhány napon belül elfelejtik. Ezért változtatnak a workshopok gyakran olyan keveset.

Anna ezért a legfontosabb gondolatokból tanulókártyákat készít. A Mentor hatot javasol, és mentés előtt bármelyiket törölheti.

A kártyák a Kurzusok → Memorizálás részbe kerülnek, és a pimReader ismétlési motorja mindegyiket közvetlenül azelőtt hozza vissza, hogy Anna elfelejtené. Ugyanezzel a módszerrel jegyeznek meg a nyelvtanulók szavak ezreit.

Egy héttel később felbukkan az ismétlési sorában a kérdés: „Mitől lesz egy visszajelzés »konkrét«?” Húsz másodpercig tart. Még aznap délután egy négyszemközti megbeszélésen azt mondja el, mi történt, ahelyett hogy a személyt ítélné meg.

5. nap. A nehéz beszélgetés főpróbája

Van egy beszélgetés, amelyet Anna folyton halogat. Múlt héten az egész csapat előtt utasította el egy senior mérnök pull requestjét, és a férfit ez láthatóan bántotta.

Elhatározza, hogy előbb elpróbálja. Egy új csevegésben ezt írja:

Szerepjáték: te Mark vagy, senior mérnök, aki megsértődött, mert a csapat előtt elutasítottam a pull requestjét. Én vagyok az új csapatvezetője, és szeretném gyakorolni, hogyan csillapítsam le a helyzetet ezen a négyszemközti beszélgetésen. Minden válaszom után adj rövid coachingot.

Először a Mentor megkérdezi, milyen hevesen reagáljon Mark: dühösen, sértetten, vagy nyugodtan, de csalódottan. Anna a sértett lehetőséget választja. Mark így kezdi:

„Nagyon megdöbbentem, amikor mindenki előtt lehúztad a PR-emet. Olyan érzés volt, mintha kipellengéreztél volna.”

Még szimulációban is kellemetlen ezt olvasni, és éppen ezért hasznos a főpróba.

Anna bocsánatot kér, és felajánlja, hogy kettesben, együtt nézzék át a review-t. Mark a szerepében marad: „Jólesik, hogy ezt mondod. Akkor is rosszul esett, hogy így kiemeltél — kiszolgáltatottnak éreztem magam.” A válasza alatt rövid coaching megjegyzés jelenik meg: ismerd el, amit érzett („Értem, hogy emiatt kiszolgáltatottnak érezted magad”), javasolj rövid tervet a beszélgetéshez, egyelőre ne védd a nyilvános elutasítást, és ajánlj fel egy konkrét következő lépést, például hogy fájlról fájlra együtt átnézitek a PR-t.

Amikor Anna sorra keríti a valódi beszélgetést, a nehéz szavakat már egyszer kimondta. Még mindig nem könnyű, de sokkal jobban megy, mint egyébként ment volna.

Nem csak a visszajelzés

Anna története a visszajelzésről szól, de ugyanez a módszer a legtöbb soft skillnél beválik:

• Nyilvános beszéd — próbálj el egy előadást, és válaszolj egy igényes közönség kérdéseire.
• Tárgyalás — gyakorold a fizetésemelés kérését egy vezetőnél, aki azt mondja, hogy „szűkös a keret”.
• Aktív figyelem — beszélgess egy frusztrált ügyféllel, és derítsd ki, valójában mi a panasza.
• Nemet mondani — gyakorold, hogyan utasíts el udvariasan, de határozottan plusz munkát.
• Megbeszélések vezetése — tanuld meg visszaterelni a témához az elkalandozó vitát.
• Konfliktuskezelés — próbálj el egy feszült beszélgetést egy kollégával, egy barátoddal vagy egy szomszéddal.

Mindig ugyanúgy kezdődik: „Segíts tanulni...”, néhány őszinte válasz és heti negyedóra.

Ha nem tudod, hol kezdd, válaszd azt a készséget, amely legutóbb cserben hagyott: azt a beszélgetést, amely rosszabbul sikerült, mint kellett volna. Általában azt érdemes elsőként gyakorolni.

Két gyakorlati tudnivaló

Tanulás a saját nyelveden. A Mentor a pimReaderben beállított anyanyelven válaszol. Ha a leckéket, kvízeket és tanulókártyákat a saját nyelveden szeretnéd megkapni, állítsd be anyanyelvként, és a viselkedési beállításaiban egyszer mondd meg a Mentornak, hogy mindig ezen a nyelven válaszoljon. Ha a tankönyv olvasása közben nem szeretnél kiemelt szavakat látni, kapcsold ki az Emeld ki az ismeretlen szavakat beállítást az olvasó beállításaiban.

A haladás jelölése. Egy lecke akkor kész, amikor késznek jelölöd. Ezt akkor a leghasznosabb megtenni, amikor már egy valódi emberrel is kipróbáltad a készséget, nem pedig rögtön azután, hogy olvastál róla.