Pehmeitä taitoja voi harjoitella: Anna opettelee antamaan palautetta

Kuvittele Anna. Hänet on juuri ylennetty tiiminvetäjäksi. Hän on hyvä työssään, ihmiset pitävät hänestä, ja hän on lukenut pari kirjaa johtamisesta.

Tiistaina hänen tiiminsä kehittäjä toimittaa ominaisuuden kaksi päivää myöhässä kertomatta siitä etukäteen kenellekään. Anna tietää, että hänen on sanottava jotain. Hän on lukenut palautteesta: ole täsmällinen, puhu käytöksestä, ehdota seuraavaa askelta. Mutta tilanteessa hän sanoo: ”Sinun pitää olla proaktiivisempi.”

Kehittäjä nyökkää. Anna nyökkää. Mikään ei muutu.

Useimmat, jotka ovat joskus vetäneet tiimiä, projektia tai edes ryhmätyötä, tunnistavat tämän. Tietää, miltä hyvä palaute näyttää, on yksi asia. Sanoa se rauhallisesti, oikeilla sanoilla, oikealle ihmiselle, on aivan toinen. Se jälkimmäinen tulee vain harjoittelemalla, ja harjoitusta useimmat meistä eivät koskaan saa.

Pehmeät taidot toimivat paljolti kuin kieli. Niissä kehittyy lyhyellä ja säännöllisellä harjoittelulla, rehellisellä korjaamisella, uudella yrityksellä ja muistutuksella muutaman päivän päästä, ennen kuin ajatus ehtii haalistua. Seurataan Annaa viikon ajan ja katsotaan, miltä se voi näyttää pimReaderissä.

Päivä 1. Anna kertoo, mitä haluaa oppia

Illalla Anna avaa Kysy tekoälyltä -näkymän, napauttaa ruutua Auta minua oppimaan ... ja täydentää lauseen:

Auta minua oppimaan antamaan rakentavaa palautetta kollegoille. Olen uusi tiiminvetäjä. Luo kurssi, jossa on 4 lyhyttä oppituntia ja harjoitusdialogeja.

Hänen ei tarvitse selata kurssiluetteloa tai vertailla kursseja. Hän kuvaa taidon omin sanoin.

Ennen kuin Mentori suunnittelee mitään, se esittää hänelle muutaman kysymyksen.

Mitä hän haluaa eniten kehittää: arjen palautetta, vaikeita korjaavia keskusteluja, virallisia kehityskeskusteluja vai valmentavaa kulttuuria tiimissä? Mikä tyyli sopii hänen tiimilleen: suora, tukeva, kysyvä vai yhdistelmä? Kuinka paljon aikaa hän voi realistisesti antaa viikossa? Kuinka paljon palautetta hän on antanut aiemmin?

Anna rastittaa arjen palaute, suoritusongelmat ja korjaavat keskustelut, tilanteen mukaan vaihteleva ja 30–60 minuuttia viikossa.

Näillä vastauksilla on merkitystä. Uuden tiiminvetäjän suunnitelman, jolla on puoli tuntia viikossa, pitäisi näyttää aivan erilaiselta kuin vuosittaisia kehityskeskusteluja valmistelevan HR-päällikön suunnitelman. Mitä rehellisemmät vastaukset, sitä hyödyllisempi kurssi.

Suunnitelma: neljä lyhyttä oppituntia

Minuuttia myöhemmin Anna näkee suunnitelman: neljä lyhyttä oppituntia, joista jokaisella on lyhyt kuvaus, jonka voi avata.

1. Perusteet — mikä tekee palautteesta rakentavaa
2. Rakenne — SBI-malli ja muita yksinkertaisia kehyksiä
3. Esittäminen — äänensävy, hyvät kysymykset ja tunnereaktioiden käsittely
4. Käytäntö — todellisia tilanteita, toimintasuunnitelmia ja seurantaa

Viidestätoista kolmeenkymmeneen minuuttia oppituntia kohden, kerran viikossa, mikä sopii siihen aikaan, jonka hän kertoi itsellään olevan.

Koko suunnitelman näkeminen etukäteen auttaa. Moni luopuu itsensä kehittämisestä, koska ei tiedä, mihin se johtaa tai kauanko se kestää. Tässä Anna tietää kummankin. Jos jokin ei olisi sopinut, hän olisi voinut pyytää muutoksia. Suunnitelma näyttää hyvältä, joten hän hyväksyy sen, ja kurssi ilmestyy hänen Kurssit-näkymäänsä.

Askel kerrallaan

Jokaisella oppitunnilla on oma valikkonsa: aloita, lue, harjoittele, tee tietovisa, luo muistikortteja. Kun Anna saa oppitunnin valmiiksi, hän merkitsee sen suoritetuksi, ja seuraava tulee vuoroon.

Sovellus ei merkitse oppituntia valmiiksi vain siksi, että hän avasi kirjan tai läpäisi tietovisan. Anna päättää itse, milloin oppitunti on valmis, mieluiten sen jälkeen, kun hän on kokeillut taitoa oikean kollegan kanssa. Se on pieni asia, mutta se pitää edistymispalkin rehellisenä.

Päivä 2. Juuri hänelle kirjoitettu oppikirja

Anna napauttaa Luo oppikirja, ja Mentori kirjoittaa oppitunnille 1 kirjan, jossa on 23 sivua. Se on kirjoitettu uudelle tiiminvetäjälle, joka haluaa antaa arjessa nopeaa palautetta ja selvitä muutamasta vaikeasta keskustelusta.

Kirjasta hän löytää:

• miksi palautteen pitää koskea käytöstä eikä koskaan persoonallisuutta;
• yksinkertaisen ketjun havainto → vaikutus → seuraava askel;
• milloin palautetta annetaan: pian ja kahden kesken;
• miksi ihmisten pitää tuntea olonsa turvalliseksi, ennen kuin he voivat todella kuunnella;
• kahden minuutin rutiinin, jolla valmistautua mihin tahansa palautekeskusteluun;
• valmiita sanamuotoja, joita hän voi käyttää jo seuraavana päivänä.

Lopussa tulevat harjoitukset. Koskeeko ”Olet huolimaton yksityiskohtien kanssa” käytöstä vai persoonallisuutta? Kirjoita se uudelleen. Tee lauseesta ”Sinun pitää olla ammattimaisempi” täsmällinen. Ne alkavat helpoista ja vaikeutuvat vähitellen. Lopputehtävän vastaukset pysyvät piilossa, kunnes hän on kirjoittanut omansa.

Yksi lauseista muistuttaa kovasti hänen omaa ”ole proaktiivisempi” -lausettaan. Annaa hymyilyttää vähän.

Kirja jää hänen kirjastoonsa kuten mikä tahansa muu kirja. Hän voi lisätä kirjanmerkkejä hyödyllisiin sanamuotoihin, kirjoittaa muistiinpanoja ja lukea sivun uudelleen ennen tärkeää tapaamista.

Päivä 3. Harjoittelua, jossa virheet ovat turvallisia

Tämä on tärkein osa.

Anna napauttaa Harjoittele. Mentori pyytää häntä kirjoittamaan palautteen, jonka hän voisi antaa tällä viikolla. Hän kirjoittaa sen niin kuin ihmiset usein tekevät väsyneinä ja ärtyneinä:

Olit eilen demossa epäammattimainen, ja koko tiimi näytti sen takia huonolta. Ole ensi kerralla huolellisempi.

Vastaus on kohtelias ja suora: ”Tämä versio on epämääräinen ja kuulostaa henkilökohtaiselta hyökkäykseltä. Täsmällinen palaute nimeää havaittavan käytöksen, sen vaikutuksen ja selkeän seuraavan askeleen.”

Sitten se näyttää, miltä se voisi kuulostaa: ”Eilisessä demossa hyppäsit yhteenvetodian yli ja käytit useita teknisiä termejä selittämättä niitä; siksi sidosryhmät esittivät paljon tarkentavia kysymyksiä. Lisää jatkossa mukaan kahden minuutin yhteenveto…”

Ja sitten se pyytää Annaa kirjoittamaan oman lauseensa uudelleen.

Oikeassa elämässä kukaan ei pysäytä keskustelua selittääkseen, miksi sanasi eivät toimineet. Näet reaktion ja joudut arvaamaan. Täällä Anna voi kokeilla kymmentä versiota kymmenessä minuutissa, eikä kukaan loukkaannu.

Vinkki, jos kokeilet tätä itse: kirjoita se, mitä oikeasti sanoisit, älä oppikirjan vastausta. Mitä lähempänä se on todellisia tapojasi, sitä enemmän opit.

Päivä 4. Lyhyt tietovisa

Oppitunnin lopuksi Anna tekee lyhyen tietovisan: viisi kysymystä, osa monivalintoja ja osa sellaisia, joihin hän kirjoittaa oman vastauksen. Yhdessä pyydetään kirjoittamaan uudelleen lause, jota hän harjoitteli edellisenä päivänä.

Väärät vastaukset ovat uskottavia. Persoonallisuuden piirre on Havaittavan käytöksen vieressä, ja ”heti, koko tiimin edessä” vaihtoehdon ”pian, kahden kesken ja rauhallisesti” vieressä. Hänen täytyy miettiä.

Kun hän on lähettänyt vastauksensa, Mentori käy jokaisen läpi, selittää, mikä oli melkein oikein, ja ehdottaa jatkoa: lisää harjoittelua tai siirtyminen oppitunnille 2.

Muistikortit, jotta mikään ei unohdu

Ihmiset unohtavat suurimman osan koulutuksesta muutamassa päivässä. Siksi työpajat muuttavat usein niin vähän.

Niinpä Anna tekee tärkeimmistä ajatuksista muistikortteja. Mentori ehdottaa kuutta, ja hän voi poistaa niistä minkä tahansa ennen tallentamista.

Kortit menevät kohtaan Kurssit → Muistaminen, ja pimReaderin jaksotetun kertauksen moottori tuo jokaisen takaisin juuri ennen kuin hän unohtaisi sen. Samalla menetelmällä kielenoppijat painavat mieleensä tuhansia sanoja.

Viikkoa myöhemmin hänen kertausjonoonsa ilmestyy kysymys ”Mikä tekee palautteesta ’täsmällistä’?”. Siihen menee kaksikymmentä sekuntia. Samana iltapäivänä kahdenkeskisessä keskustelussa hän kuvaa, mitä tapahtui, sen sijaan että arvostelisi ihmistä.

Päivä 5. Vaikean keskustelun harjoittelu

Annalla on yksi keskustelu, jota hän lykkää jatkuvasti. Viime viikolla hän hylkäsi kokeneen insinöörin pull requestin koko tiimin edessä, ja tämä loukkaantui selvästi.

Hän päättää harjoitella sitä ensin. Uudessa keskustelussa hän kirjoittaa:

Roolipeli: olet Mark, kokenut insinööri, joka on pahoittanut mielensä, koska hylkäsin hänen pull requestinsa tiimin edessä. Olen hänen uusi tiiminvetäjänsä ja haluan harjoitella tämän kahdenkeskisen keskustelun rauhoittamista. Anna minulle lyhyt valmennuspalaute jokaisen vastaukseni jälkeen.

Ensin Mentori kysyy, kuinka voimakkaasti Markin pitäisi reagoida: raivoissaan, pahoittanut mielensä vai rauhallinen mutta pettynyt. Anna valitsee pahoittanut mielensä. Mark aloittaa:

”Olin todella ällistynyt, kun tyrmäsit PR:ni kaikkien edessä. Tuntui siltä kuin olisit nolannut minut julkisesti.”

Simulaatiossakin sitä on epämukava lukea, ja juuri siksi harjoitus on hyödyllinen.

Anna pyytää anteeksi ja tarjoutuu käymään katselmoinnin läpi yhdessä, kahden kesken. Mark pysyy roolissaan: ”Kiva, että sanot noin. Silti kirpaisi tulla nostetuksi esiin sillä tavalla — tunsin itseni paljastetuksi.” Hänen vastauksensa alla on lyhyt valmennushuomautus: tunnusta, miltä hänestä tuntui (”Ymmärrän, että se sai sinut tuntemaan olosi paljastetuksi”), ehdota keskustelulle lyhyt suunnitelma, älä vielä puolustele julkista hylkäämistä, ja tarjoa konkreettinen seuraava askel, esimerkiksi PR:n läpikäyminen yhdessä tiedosto kerrallaan.

Kun Anna käy oikean keskustelun, hän on jo kerran sanonut vaikeat sanat ääneen. Se ei ole vieläkään helppoa, mutta se sujuu paljon paremmin kuin muuten olisi sujunut.

Ei vain palautetta

Annan tarina kertoo palautteesta, mutta sama tapa toimii useimpiin pehmeisiin taitoihin:

• Esiintyminen — harjoittele puhetta ja vastaa vaativan yleisön kysymyksiin.
• Neuvottelu — harjoittele palkankorotuksen pyytämistä esihenkilöltä, joka sanoo, että ”budjetti on tiukka”.
• Aktiivinen kuuntelu — juttele turhautuneen asiakkaan kanssa ja selvitä, mistä valituksessa oikeasti on kyse.
• Ei-sanominen — harjoittele lisätöistä kieltäytymistä kohteliaasti mutta päättäväisesti.
• Kokousten vetäminen — opettele palauttamaan rönsyilevä keskustelu asiaan.
• Ristiriitojen ratkaiseminen — harjoittele jännitteistä keskustelua kollegan, ystävän tai naapurin kanssa.

Alku on aina sama: ”Auta minua oppimaan...”, muutama rehellinen vastaus ja vartti viikossa.

Jos et tiedä, mistä aloittaa, valitse taito, joka petti sinut viimeksi: keskustelu, joka meni huonommin kuin olisi pitänyt. Yleensä juuri sitä kannattaa harjoitella ensimmäisenä.

Kaksi käytännön vinkkiä

Opiskelu omalla kielelläsi. Mentori vastaa sillä äidinkielellä, joka on asetettu pimReaderiin. Jos haluat oppitunnit, tietovisat ja muistikortit omalla kielelläsi, aseta se äidinkieleksi ja kerro Mentorille kerran sen toiminta-asetuksissa, että sen pitää aina vastata sillä kielellä. Jos et halua nähdä korostettuja sanoja lukiessasi oppikirjaa, poista Korosta tuntemattomat sanat käytöstä lukunäkymän asetuksista.

Edistymisen merkitseminen. Oppitunti on suoritettu, kun merkitset sen suoritetuksi. Hyödyllisin hetki tehdä se on sen jälkeen, kun olet kokeillut taitoa oikean ihmisen kanssa, eikä vain luettuasi siitä.