Myke ferdigheter kan trenes: Anna lærer å gi tilbakemeldinger

Se for deg Anna. Hun har nettopp blitt forfremmet til teamleder. Hun er flink i jobben, folk liker henne, og hun har lest et par bøker om ledelse.

På tirsdag leverer en utvikler på teamet hennes en funksjon to dager for sent, uten å ha sagt fra til noen. Anna vet at hun må si noe. Hun har lest om tilbakemeldinger: vær konkret, snakk om atferd, foreslå et neste steg. Men der og da sier hun: «Du må være mer proaktiv.»

Han nikker. Hun nikker. Ingenting endrer seg.

De fleste som noen gang har ledet et team, et prosjekt eller bare en gruppeoppgave, kjenner seg igjen. Å vite hvordan en god tilbakemelding ser ut, er én ting. Å si den rolig, med de riktige ordene, til et ekte menneske, er noe annet. Den andre delen kommer bare med øving, og øving er nettopp det de fleste av oss aldri får.

Myke ferdigheter fungerer mye som et språk. Du blir bedre med korte, jevnlige økter, ærlig retting, et nytt forsøk og en påminnelse noen dager senere, før ideen blekner. La oss følge Anna gjennom én uke og se hvordan det kan se ut i pimReader.

Dag 1. Anna sier hva hun vil lære

Om kvelden åpner Anna Spør AI, trykker på flisen Hjelp meg å lære ... og fullfører setningen:

Hjelp meg å lære å gi kolleger konstruktive tilbakemeldinger. Jeg er ny teamleder. Lag et kurs med 4 korte leksjoner og øvingsdialoger.

Hun trenger ikke å lete i en katalog eller sammenligne kurs. Hun beskriver ferdigheten med sine egne ord.

Før Mentor planlegger noe som helst, stiller den henne noen spørsmål.

Hva vil hun helst bli bedre på: tilbakemeldinger i hverdagen, vanskelige korrigerende samtaler, formelle medarbeidersamtaler eller en coachingkultur i teamet? Hvilken stil passer teamet hennes: direkte, støttende, spørrende eller en blanding? Hvor mye tid kan hun realistisk sette av hver uke? Hvor mye tilbakemelding har hun gitt før?

Anna krysser av for tilbakemeldinger i hverdagen, prestasjonsproblemer og korrigerende samtaler, blandet, avhengig av situasjonen og 30–60 minutter i uken.

Disse svarene betyr noe. En plan for en ny teamleder med en halvtime i uken bør se helt annerledes ut enn en plan for en HR-sjef som forbereder årlige medarbeidersamtaler. Jo ærligere svarene er, desto nyttigere blir kurset.

Planen: fire korte leksjoner

Et minutt senere ser Anna planen: fire korte leksjoner, hver med en kort beskrivelse hun kan åpne.

1. Grunnlag — hva som gjør en tilbakemelding konstruktiv
2. Struktur — SBI-modellen og andre enkle rammeverk
3. Formidling — tone, gode spørsmål og hvordan man håndterer følelsesmessige reaksjoner
4. Praksis — virkelige situasjoner, handlingsplaner og oppfølging

Femten til tretti minutter per leksjon, én gang i uken, og det passer med tiden hun sa hun hadde.

Det hjelper å se hele planen på forhånd. Mange gir opp personlig utvikling fordi de ikke vet hvor det bærer, eller hvor lang tid det tar. Her vet Anna begge deler. Hvis noe ikke hadde passet, kunne hun bedt om endringer. Det ser riktig ut, så hun godkjenner det, og kurset dukker opp under Kurs.

Ett steg om gangen

Hver leksjon har sin egen meny: start, les, øv, ta en quiz, lag flashcards. Når Anna er ferdig med en leksjon, markerer hun den som fullført, og den neste blir den aktive.

Appen krysser ikke av en leksjon bare fordi hun åpnet boken eller besto quizen. Anna bestemmer selv når den er ferdig, helst etter at hun har prøvd ferdigheten på en ekte kollega. Det er en liten ting, men den holder fremdriftslinjen ærlig.

Dag 2. En leksjonsbok skrevet for henne

Anna trykker på Lag leksjonsbok, og Mentor skriver en bok på 23 sider til leksjon 1, beregnet på en ny teamleder som vil gi raske tilbakemeldinger i hverdagen og takle noen vanskelige samtaler.

I boken finner hun:

• hvorfor tilbakemeldinger skal handle om atferd og aldri om personlighet;
• den enkle kjeden observasjon → virkning → neste steg;
• når du bør gi tilbakemelding: snart, og på tomannshånd;
• hvorfor folk må føle seg trygge før de virkelig kan lytte;
• en rutine på to minutter for å forberede enhver tilbakemeldingssamtale;
• ferdige formuleringer hun kan bruke allerede dagen etter.

Til slutt kommer øvelsene. Handler «Du er slurvete med detaljer» om atferd eller personlighet? Skriv den om. Gjør «Du må være mer profesjonell» konkret. De begynner lett og blir vanskeligere. Svarene på sluttesten forblir skjult til hun har skrevet sine egne.

En av setningene ligner veldig på hennes egen «vær mer proaktiv». Anna smiler litt for seg selv.

Boken blir liggende i biblioteket hennes som en hvilken som helst annen bok. Hun kan sette bokmerker ved nyttige formuleringer, legge til notater og lese en side på nytt før et viktig møte.

Dag 3. Øving der feil er ufarlige

Dette er den viktigste delen.

Anna trykker på Øv. Mentor ber henne skrive en tilbakemelding hun kunne tenkt seg å gi denne uken. Hun skriver den slik folk ofte gjør når de er slitne og irriterte:

Du var uprofesjonell i demoen i går, og det fikk hele teamet til å se dårlig ut. Vær mer nøye neste gang.

Svaret er høflig og direkte: «Denne versjonen er vag og høres ut som et personangrep. En konkret tilbakemelding beskriver observerbar atferd, virkningen av den og et tydelig neste steg.»

Så viser den hvordan det kunne ha hørtes ut: «I demoen i går hoppet du over oppsummeringslysbildet og brukte flere faguttrykk uten å forklare dem; derfor stilte interessentene mange oppklarende spørsmål. Ta gjerne med en oppsummering på 2 minutter neste gang …»

Og så ber den Anna skrive om sin egen setning.

I virkeligheten er det ingen som stopper samtalen for å forklare hvorfor ordene dine ikke fungerte. Du ser reaksjonen og må gjette. Her kan Anna prøve ti versjoner på ti minutter, og ingen blir såret.

Et tips hvis du prøver dette selv: skriv det du faktisk ville sagt, ikke fasitsvaret. Jo nærmere det er dine egentlige vaner, desto mer lærer du.

Dag 4. En kort quiz

På slutten av leksjonen tar Anna en kort quiz: fem spørsmål, noen med svaralternativer og noen der hun skriver svaret selv. Ett av dem ber henne skrive om setningen hun øvde på dagen før.

De gale svarene er troverdige. Personlighetstrekk står ved siden av Observerbar atferd, og «med en gang, foran hele teamet» ved siden av «snart, på tomannshånd og rolig». Hun må tenke seg om.

Når hun har levert, går Mentor gjennom hvert svar, forklarer hva som nesten var riktig, og foreslår hva hun bør gjøre videre: øve litt mer eller gå videre til leksjon 2.

Flashcards, så det ikke blir glemt

Folk glemmer det meste av et kurs i løpet av få dager. Derfor endrer workshoper ofte så lite.

Så Anna gjør de viktigste ideene om til flashcards. Mentor foreslår seks, og hun kan fjerne hvilke som helst av dem før hun lagrer.

Kortene havner under Kurs → Å huske, og pimReaders motor for spaced repetition sender hvert kort tilbake like før hun ville ha glemt det. Det er den samme metoden språkelever bruker for å huske tusenvis av ord.

En uke senere dukker «Hva gjør en tilbakemelding 'konkret'?» opp i repetisjonskøen hennes. Det tar tjue sekunder. Samme ettermiddag, i en en-til-en-samtale, beskriver hun hva som skjedde, i stedet for å dømme personen.

Dag 5. Generalprøve på den vanskelige samtalen

Det er én samtale Anna stadig utsetter. Forrige uke avviste hun en seniorutviklers pull request foran hele teamet, og han ble tydelig såret.

Hun bestemmer seg for å øve først. I en ny chat skriver hun:

Rollespill: du er Mark, en seniorutvikler som er opprørt fordi jeg avviste pull requesten hans foran teamet. Jeg er den nye teamlederen hans og vil øve på å dempe situasjonen i denne en-til-en-samtalen. Gi meg kort veiledning etter hvert av svarene mine.

Først spør Mentor hvor kraftig Mark skal reagere: rasende, opprørt eller rolig, men skuffet. Anna velger opprørt. Mark begynner:

«Jeg ble skikkelig satt ut da du skjøt ned PR-en min foran alle. Det føltes som om du hengte meg ut.»

Selv i en simulering er det ubehagelig å lese, og det er nettopp derfor generalprøven er nyttig.

Anna ber om unnskyldning og foreslår at de tar kodegjennomgangen sammen, bare de to. Mark holder seg i rollen: «Fint at du sier det. Det svei likevel å bli pekt ut på den måten — jeg følte meg utlevert.» Under svaret hans kommer et kort veiledningsnotat: anerkjenn hvordan han hadde det («Jeg skjønner at du følte deg utlevert»), foreslå en kort plan for samtalen, ikke forsvar den offentlige avvisningen ennå, og tilby et konkret neste steg, for eksempel å gå gjennom PR-en sammen, fil for fil.

Når Anna tar den ekte samtalen, har hun allerede sagt de vanskelige ordene én gang. Det er fortsatt ikke lett, men det går mye bedre enn det ellers ville gjort.

Ikke bare tilbakemeldinger

Annas historie handler om tilbakemeldinger, men den samme fremgangsmåten fungerer for de fleste myke ferdigheter:

• Å snakke foran folk — øv på et foredrag og svar på spørsmål fra et krevende publikum.
• Forhandling — øv på å be om lønnsøkning fra en sjef som sier at «budsjettet er stramt».
• Aktiv lytting — snakk med en frustrert kunde og finn ut hva klagen egentlig handler om.
• Å si nei — øv på å takke nei til ekstraarbeid, høflig og bestemt.
• Å lede møter — lær å få en diskusjon som sporer av, tilbake på rett kjøl.
• Konfliktløsning — øv på en anspent samtale med en kollega, en venn eller en nabo.

Det begynner alltid på samme måte: «Hjelp meg å lære...», noen ærlige svar og et kvarter i uken.

Hvis du ikke vet hvor du skal begynne, velg ferdigheten som sist sviktet deg: samtalen som gikk dårligere enn den burde. Det er som regel den som er mest verdt å øve på først.

To praktiske merknader

Å lære på ditt eget språk. Mentor svarer på morsmålet som er valgt i pimReader. For å få leksjoner, quizer og flashcards på ditt eget språk, velg det som morsmål og si én gang til Mentor, i atferdsinnstillingene, at den alltid skal svare på det språket. Hvis du helst ikke vil se uthevede ord mens du leser leksjonsboken, slå av Utheve ukjente ord i leserinnstillingene.

Å markere fremdrift. En leksjon er fullført når du markerer den. Det mest nyttige tidspunktet for det er etter at du har prøvd ferdigheten på et ekte menneske, ikke bare etter at du har lest om den.