Kỹ năng mềm có thể rèn luyện: Anna học cách góp ý

Hãy hình dung Anna. Cô vừa được lên làm trưởng nhóm. Cô làm việc giỏi, được mọi người quý mến, và đã đọc một vài cuốn sách về quản lý.

Thứ Ba, một lập trình viên trong nhóm giao một tính năng trễ hai ngày mà không báo trước cho ai. Anna biết mình phải nói gì đó. Cô đã đọc về cách góp ý: nói cụ thể, nói về hành vi, đề xuất bước tiếp theo. Nhưng đến lúc nói thật, câu bật ra lại là: "Em cần chủ động hơn."

Cậu ấy gật đầu. Cô gật đầu. Chẳng có gì thay đổi.

Ai từng dẫn dắt một nhóm, một dự án hay thậm chí một bài tập nhóm đều sẽ nhận ra cảnh này. Biết một lời góp ý tốt trông thế nào là một chuyện. Nói ra nó một cách bình tĩnh, đúng từ ngữ, với một con người thật lại là chuyện khác. Phần thứ hai chỉ có được nhờ luyện tập, mà luyện tập lại chính là thứ phần lớn chúng ta chẳng bao giờ có dịp làm.

Kỹ năng mềm khá giống một ngôn ngữ. Bạn tiến bộ nhờ luyện ngắn mà đều, được sửa thẳng thắn, thử lại, và được nhắc lại vài ngày sau trước khi ý tưởng phai đi. Hãy cùng theo Anna trong một tuần và xem điều đó trông ra sao trong pimReader.

Ngày 1. Anna nói ra điều mình muốn học

Buổi tối, Anna mở Hỏi AI, chạm vào ô Giúp tôi học ... và viết nốt câu:

Giúp tôi học cách góp ý mang tính xây dựng cho đồng nghiệp. Tôi là trưởng nhóm mới. Hãy tạo một khóa học gồm 4 bài ngắn và các đoạn hội thoại để luyện tập.

Cô không phải tìm trong danh mục hay so sánh các khóa học. Cô chỉ mô tả kỹ năng bằng lời của chính mình.

Trước khi lên kế hoạch, Người hướng dẫn hỏi cô vài câu.

Cô muốn cải thiện điều gì nhất: góp ý hằng ngày, những cuộc trao đổi khó để chấn chỉnh, đánh giá chính thức, hay văn hóa kèm cặp trong nhóm? Phong cách nào hợp với nhóm của cô: thẳng thắn, hỗ trợ, gợi mở bằng câu hỏi, hay kết hợp? Mỗi tuần cô thực sự dành được bao nhiêu thời gian? Trước đây cô đã góp ý cho người khác nhiều chưa?

Anna đánh dấu góp ý hằng ngày, vấn đề hiệu suất và trao đổi chấn chỉnh, kết hợp tùy tình huống và 30–60 phút mỗi tuần.

Những câu trả lời này rất quan trọng. Kế hoạch cho một trưởng nhóm mới chỉ có nửa tiếng mỗi tuần phải khác hẳn kế hoạch cho một trưởng phòng nhân sự đang chuẩn bị đánh giá cuối năm. Trả lời càng thật, khóa học càng hữu ích.

Kế hoạch: bốn bài học ngắn

Một phút sau Anna thấy kế hoạch: bốn bài học ngắn, mỗi bài có phần mô tả ngắn cô có thể mở ra xem.

1. Nền tảng — điều gì khiến lời góp ý mang tính xây dựng
2. Cấu trúc — mô hình SBI và vài khung đơn giản khác
3. Cách nói — giọng điệu, câu hỏi hay và cách xử lý phản ứng cảm xúc
4. Thực hành — tình huống thật, kế hoạch hành động và theo dõi sau đó

Mười lăm đến ba mươi phút mỗi bài, mỗi tuần một lần, đúng bằng thời gian cô nói mình có.

Nhìn thấy cả kế hoạch từ đầu rất có ích. Nhiều người bỏ dở việc phát triển bản thân vì không biết mình đang đi đâu và mất bao lâu. Ở đây Anna biết cả hai. Nếu có gì chưa hợp, cô có thể yêu cầu sửa. Kế hoạch có vẻ ổn, nên cô phê duyệt, và khóa học xuất hiện trong mục Nghiên cứu của cô.

Từng bước một

Mỗi bài học có menu riêng: bắt đầu, đọc, thực hành, làm bài đố, tạo thẻ ghi nhớ. Khi Anna học xong một bài, cô đánh dấu hoàn thành và bài tiếp theo trở thành bài hiện tại.

Ứng dụng không tự đánh dấu bài học đã xong chỉ vì cô đã mở sách hay làm đúng bài đố. Anna tự quyết định khi nào xong, tốt nhất là sau khi đã thử kỹ năng đó với một đồng nghiệp thật. Chi tiết nhỏ thôi, nhưng nó giữ cho thanh tiến độ phản ánh đúng sự thật.

Ngày 2. Một cuốn sách bài học viết riêng cho cô

Anna chạm vào Tạo sách bài học, và Người hướng dẫn viết một cuốn sách 23 trang cho bài 1, dành cho một trưởng nhóm mới muốn góp ý nhanh hằng ngày và xử lý vài cuộc trò chuyện khó.

Bên trong cô tìm thấy:

• vì sao góp ý phải nói về hành vi, không bao giờ nói về tính cách;
• chuỗi đơn giản quan sát → tác động → bước tiếp theo;
• khi nào nên góp ý: sớm, và riêng tư;
• vì sao con người cần cảm thấy an toàn rồi mới thực sự lắng nghe được;
• một thói quen hai phút để chuẩn bị cho bất kỳ cuộc trò chuyện góp ý nào;
• những câu nói sẵn mà cô có thể dùng ngay hôm sau.

Cuối sách là bài tập. "Em cẩu thả với chi tiết" là nói về hành vi hay tính cách? Hãy viết lại. Biến câu "Em cần chuyên nghiệp hơn" thành một lời góp ý cụ thể. Bài tập đi từ dễ đến khó. Đáp án của phần kiểm tra cuối được ẩn cho đến khi cô viết xong câu trả lời của mình.

Một trong các câu nghe rất giống câu "chủ động hơn" của chính cô. Anna khẽ mỉm cười.

Cuốn sách nằm trong thư viện của cô như mọi cuốn sách khác. Cô có thể đánh dấu những câu hữu ích, thêm ghi chú và đọc lại một trang trước cuộc họp quan trọng.

Ngày 3. Thực hành, nơi mắc lỗi không sao cả

Đây là phần quan trọng nhất.

Anna chạm vào Thực hành. Người hướng dẫn bảo cô viết một lời góp ý mà tuần này cô có thể sẽ nói. Cô viết theo kiểu người ta hay nói khi đang mệt và bực:

Hôm qua trong buổi demo em làm việc thiếu chuyên nghiệp và khiến cả nhóm mất mặt. Lần sau cẩn thận hơn đi.

Câu trả lời lịch sự mà thẳng thắn: "cách nói này mơ hồ và nghe như công kích cá nhân. Góp ý cụ thể nêu rõ hành vi quan sát được, tác động của nó và một bước tiếp theo rõ ràng."

Rồi nó cho thấy câu đó có thể nghe thế nào: "Trong buổi demo hôm qua, em đã bỏ qua slide tóm tắt và dùng nhiều thuật ngữ kỹ thuật mà không giải thích; vì vậy các bên liên quan đã phải hỏi lại rất nhiều. Lần tới, em hãy thêm một phần tóm tắt 2 phút…"

Sau đó nó yêu cầu Anna viết lại câu của chính mình.

Ngoài đời, chẳng ai dừng cuộc trò chuyện lại để giải thích vì sao lời bạn nói không hiệu quả. Bạn thấy phản ứng và phải tự đoán. Ở đây, Anna có thể thử mười cách nói trong mười phút mà không ai bị tổn thương.

Một mẹo nếu bạn tự thử: hãy viết điều bạn thực sự sẽ nói, đừng viết câu trả lời sách vở. Nó càng gần với thói quen thật của bạn, bạn càng học được nhiều.

Ngày 4. Một bài đố ngắn

Cuối bài học, Anna làm một bài đố ngắn: năm câu hỏi, vài câu trắc nghiệm và vài câu cô tự viết câu trả lời. Một câu yêu cầu cô viết lại câu đã luyện hôm trước.

Các đáp án sai nghe rất hợp lý. Đặc điểm tính cách nằm ngay cạnh Hành vi quan sát được, còn "ngay lập tức, trước mặt cả nhóm" nằm cạnh "sớm, riêng tư và bình tĩnh". Cô phải suy nghĩ.

Sau khi cô nộp bài, Người hướng dẫn xem qua từng câu trả lời, giải thích chỗ nào gần đúng và gợi ý bước tiếp theo: luyện thêm một chút hay chuyển sang bài 2.

Thẻ ghi nhớ, để không quên

Người ta quên phần lớn nội dung một khóa đào tạo chỉ sau vài ngày. Đó là lý do các buổi workshop thường thay đổi được rất ít.

Vì vậy Anna biến các ý chính thành thẻ ghi nhớ. Người hướng dẫn đề xuất sáu thẻ, và cô có thể bỏ bớt thẻ nào trước khi lưu.

Các thẻ được đưa vào Nghiên cứu → Ghi nhớ, và cơ chế lặp lại ngắt quãng của pimReader sẽ đưa từng thẻ quay lại ngay trước lúc cô sắp quên. Đây chính là phương pháp người học ngoại ngữ dùng để nhớ hàng nghìn từ.

Một tuần sau, câu "Điều gì khiến lời góp ý trở nên 'cụ thể'?" xuất hiện trong hàng chờ ôn tập. Chỉ mất hai mươi giây. Chiều hôm đó, trong một buổi trao đổi riêng, cô mô tả điều đã xảy ra thay vì phán xét con người.

Ngày 5. Tập dượt cuộc trò chuyện khó

Có một cuộc trò chuyện Anna cứ trì hoãn mãi. Tuần trước cô đã từ chối pull request của một kỹ sư senior ngay trước cả nhóm, và rõ ràng anh ấy bị tổn thương.

Cô quyết định tập dượt trước. Trong một cuộc trò chuyện mới, cô viết:

Nhập vai: bạn là Mark, một kỹ sư senior đang buồn bực vì tôi từ chối pull request của anh ấy trước mặt cả nhóm. Tôi là trưởng nhóm mới của anh ấy và muốn luyện cách xoa dịu tình hình trong buổi gặp riêng này. Sau mỗi câu trả lời của tôi, hãy nhận xét ngắn gọn.

Trước tiên, Người hướng dẫn hỏi Mark nên phản ứng mạnh đến đâu: giận dữ, buồn bực, hay bình tĩnh nhưng thất vọng. Anna chọn buồn bực. Mark mở lời:

"Tôi thật sự bất ngờ khi chị gạt PR của tôi ngay trước mặt mọi người. Cảm giác như chị đang bêu tôi ra vậy."

Dù chỉ là mô phỏng, đọc câu đó vẫn thấy khó chịu, và chính vì thế buổi tập dượt mới có ích.

Anna xin lỗi và đề nghị hai người cùng xem lại phần review, chỉ riêng hai người. Mark vẫn giữ vai: "Tôi cảm ơn chị đã nói vậy. Nhưng bị chỉ ra như thế vẫn khiến tôi nhói lòng — tôi thấy mình bị phơi ra trước mọi người." Bên dưới câu trả lời của anh hiện một ghi chú hướng dẫn ngắn: ghi nhận cảm xúc của anh ấy ("Tôi hiểu chuyện đó khiến anh thấy bị phơi bày"), đề xuất một kế hoạch ngắn cho cuộc trò chuyện, đừng vội bào chữa cho việc từ chối công khai, và đưa ra một bước tiếp theo cụ thể, chẳng hạn cùng nhau xem PR từng tệp một.

Khi Anna bước vào cuộc trò chuyện thật, cô đã nói những lời khó nói ấy một lần rồi. Vẫn không dễ, nhưng mọi chuyện suôn sẻ hơn nhiều so với nếu không tập trước.

Không chỉ là góp ý

Câu chuyện của Anna là về góp ý, nhưng cách làm này áp dụng được cho hầu hết các kỹ năng mềm:

• Nói trước đám đông — tập dượt một bài nói và trả lời câu hỏi của một khán giả khó tính.
• Đàm phán — luyện cách xin tăng lương với một quản lý hay nói "ngân sách đang eo hẹp".
• Lắng nghe chủ động — trò chuyện với một khách hàng đang bực bội và tìm ra họ thật sự phàn nàn về điều gì.
• Biết nói "không" — luyện cách từ chối việc thêm một cách lịch sự mà dứt khoát.
• Điều hành cuộc họp — học cách kéo một cuộc thảo luận lan man trở lại trọng tâm.
• Giải quyết mâu thuẫn — tập dượt một cuộc nói chuyện căng thẳng với đồng nghiệp, bạn bè hay hàng xóm.

Bắt đầu lúc nào cũng giống nhau: "Giúp tôi học...", vài câu trả lời thật lòng và mười lăm phút mỗi tuần.

Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy chọn kỹ năng gần đây nhất đã khiến bạn hụt hẫng: cuộc trò chuyện diễn ra tệ hơn mức đáng lẽ. Thường đó chính là thứ đáng luyện đầu tiên.

Hai lưu ý thực tế

Học bằng ngôn ngữ của bạn. Người hướng dẫn trả lời bằng ngôn ngữ mẹ đẻ đã đặt trong pimReader. Để nhận bài học, bài đố và thẻ ghi nhớ bằng ngôn ngữ của mình, hãy đặt nó làm ngôn ngữ mẹ đẻ và dặn Người hướng dẫn một lần, trong phần cài đặt hành vi, luôn trả lời bằng ngôn ngữ đó. Nếu bạn không muốn thấy các từ được tô sáng khi đọc sách bài học, hãy tắt Đánh dấu từ chưa biết trong cài đặt trình đọc.

Đánh dấu tiến độ. Một bài học hoàn thành khi bạn đánh dấu nó. Thời điểm hữu ích nhất để làm việc đó là sau khi bạn đã thử kỹ năng với một người thật, chứ không chỉ sau khi đọc về nó.