Pehmeid oskusi saab treenida: Anna õpib tagasisidet andma

Kujuta ette Annat. Ta edutati just meeskonnajuhiks. Ta on oma töös hea, inimestele ta meeldib ja ta on lugenud paar raamatut juhtimisest.

Teisipäeval annab üks tema meeskonna arendaja funktsiooni üle kaks päeva hiljem ega hoiata sellest kedagi ette. Anna teab, et peab midagi ütlema. Ta on tagasiside kohta lugenud: räägi konkreetselt, räägi käitumisest, paku järgmine samm. Aga sel hetkel ütleb ta ainult: „Sa pead olema proaktiivsem.“

Arendaja noogutab. Anna noogutab. Midagi ei muutu.

Enamik inimesi, kes on kunagi juhtinud meeskonda, projekti või kasvõi koolis rühmatööd, tunneb selle ära. Teada, milline on hea tagasiside, on üks asi. Öelda see rahulikult, õigete sõnadega ja päris inimesele on hoopis teine. Teine pool tuleb ainult harjutamisega, ja just harjutamist jääb enamikul meist puudu.

Pehmed oskused toimivad üsna samamoodi nagu keel. Need paranevad lühikese ja regulaarse harjutamise, ausa paranduse, uue katse ja paari päeva pärast tuleva meeldetuletusega, enne kui mõte hajub. Vaatame Anna nädalat ja seda, kuidas see pimReaderis välja võib näha.

1. päev. Anna ütleb, mida ta tahab õppida

Õhtul avab Anna Küsi AI-lt, puudutab paani Aita mul õppida ... ja lõpetab lause:

Aita mul õppida andma kolleegidele konstruktiivset tagasisidet. Olen uus meeskonnajuht. Palun loo kursus nelja lühikese õppetunni ja harjutusdialoogidega.

Tal pole vaja kataloogist otsida ega kursusi võrrelda. Ta kirjeldab oskust oma sõnadega.

Enne kui Mentor midagi planeerib, esitab ta Annale mõned küsimused.

Mida ta tahab kõige rohkem parandada: igapäevast tagasisidet, keerulisi parandavaid vestlusi, ametlikke hindamisi või coaching-kultuuri meeskonnas? Milline stiil sobib tema meeskonnale: otsekohene, toetav, küsimustele tuginev või segu? Kui palju aega saab ta realistlikult nädalas pühendada? Kui palju on ta varem tagasisidet andnud?

Anna märgib igapäevane tagasiside, tulemusprobleemid ja parandavad vestlused, segu, olenevalt olukorrast ja 30–60 minutit nädalas.

Need vastused on olulised. Plaan uuele meeskonnajuhile, kellel on nädalas pool tundi, peaks välja nägema hoopis teistsugune kui plaan personalijuhile, kes valmistab ette iga-aastaseid arenguvestlusi. Mida ausamad vastused, seda kasulikum kursus.

Plaan: neli lühikest õppetundi

Minut hiljem näeb Anna plaani: neli lühikest õppetundi, igaühel lühike kirjeldus, mille saab lahti klõpsata.

1. Alused – mis teeb tagasiside konstruktiivseks
2. Struktuur – SBI-mudel ja teised lihtsad raamistikud
3. Edastamine – toon, head küsimused ja emotsionaalsete reaktsioonidega toimetulek
4. Praktika – päris olukorrad, tegevusplaanid ja järeltegevused

Viisteist kuni kolmkümmend minutit õppetunni kohta, kord nädalas – just nii palju aega, kui ta ütles end omavat.

Kui kogu plaan on ees näha, on lihtsam. Paljud loobuvad enesearendusest, sest ei tea, kuhu see viib või kui kaua see aega võtab. Anna teab mõlemat. Kui miski ei sobiks, võiks ta paluda muudatusi. Plaan tundub õige, nii et ta kinnitab selle ja kursus ilmub tema Kursuste alla.

Samm-sammult

Igal õppetunnil on oma menüü: alusta, loe, harjuta, tee viktoriin, loo mälukaardid. Kui Anna õppetunni lõpetab, märgib ta selle tehtuks ja käsile võetakse järgmine.

Rakendus ei märgi õppetundi tehtuks ainult sellepärast, et Anna avas õpiku või sooritas viktoriini. Millal õppetund on läbi, otsustab Anna ise – ideaalis pärast seda, kui ta on oskust päris kolleegiga proovinud. Pisiasi, aga tänu sellele ei valeta edenemisriba.

2. päev. Õpik, mis on kirjutatud just talle

Anna puudutab Loo õpik ja Mentor kirjutab 1. õppetunni jaoks 23-leheküljelise õpiku uuele meeskonnajuhile, kes tahab anda kiiret igapäevast tagasisidet ja tulla toime mõne raske vestlusega.

Seest leiab ta:

• miks tagasiside peaks puudutama käitumist, mitte kunagi isiksust;
• lihtsa ahela tähelepanek → mõju → järgmine samm;
• millal tagasisidet anda: varsti ja nelja silma all;
• miks inimesed peavad end turvaliselt tundma, enne kui nad suudavad päriselt kuulata;
• kahe minuti rutiini, kuidas iga sellise vestluse jaoks valmistuda;
• valmis fraasid, mida ta saab kasutada juba järgmisel päeval.

Lõpus on harjutused. Kas „Sa oled detailide suhtes hooletu“ räägib käitumisest või isiksusest? Sõnasta ümber. Tee lausest „Sa pead olema professionaalsem“ midagi konkreetset. Need algavad kergelt ja muutuvad järjest raskemaks. Lõpukontrolli vastused jäävad peidetuks, kuni Anna on kirjutanud enda omad.

Üks lausetest meenutab väga tema enda „ole proaktiivsem“. Anna muigab.

Õpik jääb tema raamatukokku nagu iga teine raamat. Ta saab kasulikud fraasid järjehoidjaga märkida, lisada märkmeid ja enne olulist kohtumist lehekülje uuesti läbi lugeda.

3. päev. Harjutamine, kus vigu teha on ohutu

See on kõige olulisem osa.

Anna puudutab Harjuta. Mentor palub tal kirjutada tagasiside, mida ta võiks sel nädalal anda. Anna kirjutab selle nii, nagu inimesed väsinuna ja ärritununa sageli räägivad:

Eilsel demol käitusid ebaprofessionaalselt ja selle pärast jäi kogu meeskond halba valgusesse. Ole järgmine kord palun hoolikam.

Vastus on viisakas ja otsekohene: „see versioon on ebamäärane ja kõlab isikliku rünnakuna. Konkreetne tagasiside nimetab jälgitavat käitumist, selle mõju ja selget järgmist sammu.“

Seejärel näitab ta, kuidas see võiks kõlada: „Eilsel demol jätsid kokkuvõtte slaidi vahele ja kasutasid mitut tehnilist terminit ilma selgituseta; selle tõttu esitasid huvirühmad palju täpsustavaid küsimusi. Edaspidi lisa palun kahe minuti pikkune kokkuvõte…“

Ja siis palub ta Annal oma lause ümber kirjutada.

Päriselus ei peata keegi vestlust, et selgitada, miks sinu sõnad ei toiminud. Sa näed reaktsiooni ja pead ära arvama. Siin saab Anna kümne minutiga proovida kümmet versiooni ja kellelegi ei tehta haiget.

Nõuanne, kui proovid seda ise: kirjuta seda, mida sa päriselt ütleksid, mitte õpikuvastust. Mida lähemal see on sinu tegelikele harjumustele, seda rohkem õpid.

4. päev. Lühike viktoriin

Õppetunni lõpus teeb Anna lühikese viktoriini: viis küsimust, osa valikvastustega, osa tuleb ise vastata. Ühes peab ta ümber sõnastama lause, mida ta eelmisel päeval harjutas.

Valed vastused on usutavad. Iseloomujoon seisab jälgitava käitumise kõrval ja „kohe, kogu meeskonna ees“ kõrval „varsti, nelja silma all ja rahulikult“. Tuleb mõelda.

Kui ta vastused esitab, käib Mentor kõik vastused läbi, selgitab, mis oli peaaegu õige, ja soovitab, mida edasi teha: veel natuke harjutada või liikuda 2. õppetunni juurde.

Mälukaardid, et ununema ei läheks

Suurema osa koolitusel kuuldust unustavad inimesed mõne päevaga. Sellepärast muudavad töötoad sageli nii vähe.

Nii teeb Anna põhimõtetest mälukaardid. Mentor pakub välja kuus ja ta saab enne salvestamist mis tahes neist eemaldada.

Kaardid lähevad jaotisesse Kursused → Meeldejätmine ja pimReaderi hajutatud kordamise mootor toob iga kaardi tagasi veidi enne, kui Anna selle unustaks. Sama meetodit kasutavad keeleõppijad, et tuhandeid sõnu meelde jätta.

Nädal hiljem ilmub tema kordamisjärjekorda küsimus „Mis teeb tagasiside ‚konkreetseks‘?“. Selleks kulub kakskümmend sekundit. Samal pärastlõunal, nelja silma all vesteldes, kirjeldab ta juhtunut, selle asemel et inimest hinnata.

5. päev. Raske vestluse proov

On üks vestlus, mida Anna aina edasi lükkab. Eelmisel nädalal lükkas ta kogu meeskonna ees tagasi ühe vaneminseneri pull requesti ja too oli sellest ilmselgelt haavunud.

Anna otsustab vestluse kõigepealt läbi proovida. Uues vestluses kirjutab ta:

Rollimäng: sa oled Mark, vaneminsener, kes on ärritunud, sest lükkasin tema pull requesti kogu meeskonna ees tagasi. Olen tema uus meeskonnajuht ja tahan harjutada, kuidas seda nelja silma all vestlust rahustada. Anna mulle pärast iga minu vastust lühike nõuanne.

Kõigepealt küsib Mentor, kui tugevalt Mark peaks reageerima: raevukalt, haavunult või rahulikult, kuid pettunult. Anna valib haavunult. Mark alustab:

„Mind tõesti rabas, et sa minu PR-i kõigi ees maha tegid. Tundus, nagu oleksid mind avalikult noominud.“

Isegi simulatsioonis pole seda mõnus lugeda, ja just sellepärast on proov kasulik.

Anna vabandab ja pakub, et nad vaataksid ülevaatuse koos läbi, ainult kahekesi. Mark jääb rolli: „Hea, et sa seda ütled. Aga see tegi ikkagi haiget, et see niimoodi välja öeldi – tundsin end paljastatuna.“ Tema vastuse all on lühike nõuanne: tunnusta tema tundeid („Ma näen, et tundsid end paljastatuna“), paku vestluseks lühike plaan, ära veel avalikku tagasilükkamist kaitse ja paku konkreetne järgmine samm, näiteks PR koos fail faili haaval läbi vaadata.

Kui päris vestlus kätte jõuab, on Anna rasked sõnad juba korra välja öelnud. Lihtne see ikka pole, aga läheb palju paremini, kui oleks läinud ilma proovita.

Mitte ainult tagasiside

Anna lugu räägib tagasisidest, kuid sama lähenemine sobib enamiku pehmete oskuste puhul:

• Avalik esinemine – proovi ettekanne läbi ja vasta nõudliku publiku küsimustele.
• Läbirääkimised – harjuta palgatõusu küsimist juhilt, kes ütleb, et „eelarve on pingeline“.
• Aktiivne kuulamine – räägi pahase kliendiga ja selgita välja, milles kaebus tegelikult seisneb.
• Ei ütlemine – harjuta lisatööst viisakalt, kuid kindlalt keeldumist.
• Koosolekute juhtimine – õpi teemast kõrvale kaldunud arutelu asja juurde tagasi tooma.
• Konfliktide lahendamine – proovi läbi pingeline vestlus kolleegi, sõbra või naabriga.

Algus on alati sama: „Aita mul õppida...“, paar ausat vastust ja viisteist minutit nädalas.

Kui sa ei tea, millest alustada, vali oskus, mis sind viimati alt vedas: vestlus, mis läks halvemini, kui oleks pidanud. Tavaliselt tasub just seda esimesena harjutada.

Kaks praktilist märkust

Õppimine oma keeles. Mentor vastab pimReaderis seatud emakeeles. Et õppetunnid, viktoriinid ja mälukaardid oleksid sinu keeles, sea see oma emakeeleks ja palu Mentoril ühe korra tema käitumise seadetes alati selles keeles vastata. Kui sa ei taha õpikut lugedes esile tõstetud sõnu näha, lülita lugemisvaate seadetes välja Tõsta tundmatud sõnad esile.

Edenemise märkimine. Õppetund on tehtud siis, kui sa selle tehtuks märgid. Kõige kasulikum on seda teha pärast seda, kui oled oskust päris inimesega proovinud, mitte ainult selle kohta lugenud.